Telefon-KI fürs Hotel
Der Telefonassistent,
der abhebt.
Wenn in der Küche oder am Tresen alle Hände voll sind, klingelt trotzdem das Telefon. Der KI-Telefonassistent nimmt den Anruf entgegen: viersprachig, mit exakten Preisen aus eurem Haus und einer Zusammenfassung nach jedem Gespräch. Ihr entscheidet per Rufumleitung, wann er einspringt.
<1,1s
bis der KI-Assistent abhebt, gemessen im laufenden Betrieb bei Gasthof Sprenger.
Kein Klingeln ins Leere, keine verpasste Anfrage.
Das Problem
Das Telefon klingelt genau dann, wenn keine Hand frei ist
Im kleinen Haus macht das Team alles: Empfang, Service, Küche. Ein verpasster Anruf ist oft eine verlorene Buchung, denn wer nicht durchkommt, wählt die nächste Nummer. Ein klassischer Anrufbeantworter hilft kaum: Die meisten Gäste legen auf und buchen woanders. Was fehlt, ist jemand, der zuverlässig abhebt und die Standardfragen sofort beantwortet.
13/13
der häufigsten Telefonfragen deckt der Assistent im Live-Betrieb ab
75%
weniger Routine-Anrufe an der Rezeption sind mit einem Voice-Agent erreichbar*
So funktioniert es
Abheben, beantworten, zusammenfassen
- 1
Ihr leitet um, wenn nötig
Über die Rufumleitung an eurem Telefon entscheidet ihr, wann der Assistent einspringt: nur nachts, nur bei Stoßzeiten oder immer, wenn niemand rangeht.
- 2
Er beantwortet die Standardfragen
Zimmerarten, Preise, Öffnungs- und Frühstückszeiten, Anfahrt, Wetter: Der Assistent kennt euer Haus und antwortet in der Sprache des Gastes.
- 3
Preise ohne Raten
Preisauskünfte kommen aus einem fest hinterlegten Preisrechner, nicht aus einer KI-Schätzung. Der Gast bekommt exakt euren Preis, keine erfundene Zahl.
- 4
Zusammenfassung nach jedem Anruf
Nach dem Gespräch bekommt ihr eine Mail mit Zusammenfassung und Transkript. So wisst ihr, wer angerufen hat und was er wollte, auch wenn ihr gerade nicht ans Telefon konntet.
Im echten Betrieb
Eine Telefon-KI, die abhebt, wenn der Gastgeber am Herd steht
In einem Familiengasthof in Osttirol klingelt das Telefon dann, wenn keine Hand frei ist. Seit Juni 2026 nimmt ein KI-Voice-Agent die Anrufe entgegen: viersprachig, mit exakten Preisen aus dem fest hinterlegten Preisrechner, Zimmerdetails, Restaurantzeiten und Wetterauskunft. Reservierungswünsche fasst er zusammen und schickt sie dem Gastgeber nach jedem Anruf als Mail. Und der Gastgeber schaltet den Agenten selbst scharf oder aus, einfach über die Rufumleitung am Handy.
Er spricht vier Sprachen, kennt unsere Preise, Zimmer und Öffnungszeiten und beantwortet die häufigsten Fragen, bevor bei uns überhaupt das Telefon klingelt. Nach jedem Anruf bekomme ich eine Zusammenfassung mit Transkript und kann den Bot jederzeit selbst über die Rufumleitung am Handy ein- oder ausschalten.
4
Sprachen am Telefon: DE, EN, IT, FR
<1,1s
bis der Assistent abhebt (gemessen)
~2s
typische Antwortzeit im Gespräch (gemessen)
24/7
erreichbar, sobald ihr den Anruf umleitet
Der Ersparnis-Rechner zeigt euch in zwei Minuten euer Potenzial aus Anrufvolumen und Routineanteil.
Zum Ersparnis-RechnerFAQ
Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten
Merkt der Gast, dass er mit einer KI spricht?
Ja. Der Assistent stellt sich als digitaler Telefonassistent des Hauses vor, das verlangt seit August 2026 auch der EU AI Act. Wie genau er das formuliert, stimmen wir mit euch ab. Er spricht dabei natürlich und beantwortet die häufigsten Fragen in wenigen Sekunden.
Sind die Preisauskünfte am Telefon verlässlich?
Ja. Die Preise kommen nicht aus einer KI-Schätzung, sondern aus einem fest hinterlegten Preisrechner eures Hauses. Der Assistent rechnet Zeitraum, Zimmerart und Personenzahl deterministisch durch und nennt exakt euren Preis.
Bucht der Assistent selbstständig Zimmer?
Ihr entscheidet, wie weit er geht. Standardmäßig gibt er Auskunft und nimmt Reservierungswünsche auf, die ihr dann in eurem System bucht. Auf Wunsch legt der Assistent Buchungen aber auch direkt an, dafür binden wir ihn an euer Reservierungssystem an. So bekommt ihr entweder den Wunsch mit allen Details per Mail oder die fertige Buchung, ganz wie ihr es wollt.
Welche Sprachen spricht der Telefonassistent?
Bei Gasthof Sprenger sind vier Sprachen aktiv: Deutsch, Englisch, Italienisch und Französisch. Der Assistent erkennt die Sprache des Anrufers und antwortet direkt darin. Weitere Sprachen sind möglich.
Was ist mit Datenschutz bei Zusammenfassung und Transkript?
Ihr betreibt eure eigene Instanz, die Gesprächsdaten bleiben in euren eigenen Accounts und wir haben keinen dauerhaften Zugriff darauf. Euer Haus bleibt der Verantwortliche. Was rechtlich nötig ist, etwa ein Hinweis an den Anrufer, richten wir mit ein und klären die Details im Erstgespräch.
Was passiert, wenn die KI eine Frage nicht beantworten kann?
Dann nimmt sie das Anliegen des Gastes auf und schickt euch nach dem Anruf eine Zusammenfassung mit Transkript per Mail, damit ihr in Ruhe zurückrufen könnt. Nichts geht verloren.
Kann ich den Assistenten selbst ein- und ausschalten?
Ja. Ihr steuert ihn über die Rufumleitung an eurem Telefon. Ist jemand an der Rezeption, klingelt es bei euch. Ist keine Hand frei, hebt der Assistent ab. Der Wechsel dauert Sekunden und liegt komplett bei euch.
Was kostet der Telefonassistent?
Das Erstgespräch (30 Minuten) ist kostenlos. Die Einrichtung kalkulieren wir individuell nach Umfang, ohne versteckte Kosten oder Knebelverträge. Dazu kommen die laufenden Telefonie- und KI-Nutzungskosten, die vom Anrufaufkommen abhängen. Auf Wunsch betreuen wir den Assistenten laufend weiter, überwachen ihn im Betrieb und entwickeln ihn mit euch weiter, denn im Alltag kommt fast immer etwas dazu, das sich verbessern lässt.
* Herstellerangabe für Hotel-Voice-Agents (Quelle: Neural Voice). Tatsächliche Reduktion hängt von Anrufvolumen und Fragetypen ab. Betriebszahlen aus dem produktiven Projekt bei Gasthof Sprenger (Stand: August 2026). Ergebnisse lassen sich nicht 1:1 auf andere Häuser übertragen.
Nie wieder einen Anruf verpassen.
In 30 Minuten schauen wir uns euer Anrufaufkommen und eure häufigsten Fragen an und zeigen, wie der Telefonassistent bei euch klingen kann.